Polityka prywatności Tutek Rental
1. Administrator i kontakt
Administratorem Twoich danych jest Tomasz Antoniszyn prowadzący działalność pod firmą SPEC Tomasz Antoniszyn, działającą jako Tutek Rental, ul. Wejherowska 61/1, 54-239 Wrocław, NIP 8943177673, REGON 520636669.
W sprawach danych osobowych i realizacji swoich praw napisz na kontakt@tutekrental.pl lub na powyższy adres. Telefon: +48 451 039 757.
Polityka dotyczy korzystania ze strony i aplikacji Tutek Rental, kontaktu z nami oraz obsługi zapytań, umów, odbiorów i zwrotów. Obejmuje także reprezentantów klientów i osoby upoważnione do odbioru lub zwrotu, niezależnie od tego, czy dane zapisujemy w aplikacji, korespondencji czy dokumentacji papierowej.
2. Jakie dane zbieramy i skąd je mamy
Zakres danych zależy od sprawy. Przetwarzamy dane identyfikacyjne i kontaktowe, adres, dane firmy i NIP, informacje o zapytaniu i wynajmie, płatnościach, kaucji, wydaniu i zwrocie Sprzętu, korespondencję, oświadczenia, podpisy, upoważnienia oraz dokumentację reklamacji i szkód. Dokumentacja może obejmować zdjęcia stanu i wyposażenia Sprzętu.
Dane otrzymujemy przede wszystkim od Ciebie. Dane reprezentanta lub osoby odbierającej albo zwracającej Sprzęt, w szczególności imię, nazwisko, telefon i zakres upoważnienia, możemy otrzymać od klienta, jego firmy lub uprawnionego reprezentanta. Dane firmy i umocowanie możemy sprawdzić w publicznych rejestrach, np. CEIDG lub KRS. Jeżeli dobrowolnie przekazujesz portfolio lub referencje, wykorzystujemy je tylko w zakresie potrzebnym do uzgodnionej oceny warunków najmu.
Osobie, której dane otrzymaliśmy pośrednio, przekazujemy informacje wymagane przez RODO najpóźniej przy pierwszym kontakcie lub pierwszym ujawnieniu danych, a w każdym przypadku w ustawowym terminie, co do zasady do miesiąca, chyba że ma zastosowanie ustawowy wyjątek. Samo wskazanie takiej osoby przez klienta nie zastępuje naszego obowiązku informacyjnego.
Podczas korzystania ze strony przetwarzamy również dane techniczne, takie jak adres IP, informacje o przeglądarce i urządzeniu, czas i przebieg połączenia oraz zdarzenia związane z bezpieczeństwem. Dodatkowe dane o korzystaniu ze strony zbieramy zgodnie z zasadami zgód opisanymi poniżej.
3. Weryfikacja tożsamości i bezpieczeństwo najmu
Weryfikujemy tożsamość, umocowanie i niezbędne dane zgodnie z OWW. Przy weryfikacji Najemcy lub reprezentanta zapisujemy rodzaj i numer tylko jednego dokumentu oraz fakt weryfikacji. Nie zatrzymujemy, nie kopiujemy i nie skanujemy dokumentów tożsamości. Nie wymagamy przesyłania ich zdjęć.
Drugi dokument ze zdjęciem możemy poprosić okazać wyłącznie przy uzasadnionych wątpliwościach, także w przypadku cudzoziemca. Nie zapisujemy jego numeru. Ewentualne potwierdzenie adresu służy wyłącznie do wglądu, bez wykonywania kopii; zbędne dane można zasłonić. Dokument osoby wyłącznie odbierającej Sprzęt służy porównaniu jej tożsamości z upoważnieniem.
Weryfikacja i ocena ryzyka służą ochronie Sprzętu, zapobieganiu nadużyciom i zabezpieczeniu roszczeń. Uwzględniamy sprawdzone informacje, wyjaśnienia klienta, historię współpracy oraz wartość i zabezpieczenie Sprzętu. Decyzję o kaucji, odmowie nowego najmu lub ograniczeniu współpracy podejmuje człowiek. Możesz żądać wyjaśnienia, sprostowania danych i ponownej oceny.
Przy umowie podpisywanej zdalnie przetwarzamy podpisany dokument, dane zawarte w kwalifikowanym podpisie i certyfikacie oraz wynik sprawdzenia podpisu i umocowania. Nie wykorzystujemy dodatkowych identyfikatorów z certyfikatu do innych celów, jeżeli nie są do nich niezbędne.
4. Cele i podstawy prawne
Zapytania, przygotowanie i wykonanie umowy, rozliczenie najmu oraz kontakt z osobą będącą stroną umowy: art. 6 ust. 1 lit. b RODO, czyli działania na Twoje żądanie przed zawarciem umowy i wykonanie umowy.
Kontakt z reprezentantami i osobami upoważnionymi oraz ogólna korespondencja niezwiązana z zawarciem umowy: art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Naszym uzasadnionym interesem jest sprawna komunikacja i obsługa współpracy.
Dokumenty księgowe i podatkowe, ustawowe obowiązki związane z reklamacjami, odstąpieniem od umowy i realizacją praw dotyczących danych: art. 6 ust. 1 lit. c RODO, w związku z właściwymi przepisami podatkowymi, konsumenckimi i RODO.
Weryfikacja tożsamości i upoważnień, ochrona mienia, indywidualna ocena ryzyka, dokumentowanie stanu Sprzętu, ustalanie, dochodzenie i obrona roszczeń: art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Uzasadnionym interesem jest bezpieczny wynajem oraz ochrona praw Tutek Rental.
Bezpieczeństwo strony, przeciwdziałanie spamowi, nadużyciom i atakom oraz diagnozowanie błędów: art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Uzasadnionym interesem jest bezpieczne i prawidłowe działanie usług.
Opcjonalna analityka, pomiar i personalizacja reklam oraz opcjonalne treści zewnętrzne: Twoja zgoda, czyli art. 6 ust. 1 lit. a RODO. Zapis i odczyt informacji z urządzenia odbywa się także zgodnie z art. 399 Prawa komunikacji elektronicznej.
5. Czy podanie danych jest obowiązkowe
Podanie danych jest dobrowolne, ale dane oznaczone jako wymagane są niezbędne do obsługi danego zapytania, zawarcia lub wykonania umowy, bezpiecznego wydania Sprzętu albo wykonania obowiązku prawnego. Bez nich możemy nie móc wykonać danej czynności; przyczyna i zakres wymaganych danych zależą od jej rodzaju. Dane do faktury są wymagane w zakresie wynikającym z przepisów.
Portfolio, referencje i dodatkowe informacje zawodowe są dobrowolne. Brak zgody na analitykę, reklamy lub treści zewnętrzne nie uniemożliwia złożenia zapytania ani wynajmu. Zapoznanie się z polityką i akceptacja OWW nie są zgodą na marketing lub dowolne przetwarzanie danych.
6. Komu przekazujemy dane
Udostępniamy dane w zakresie niezbędnym do danego celu. Korzystamy z Google Workspace do poczty i dokumentów, skillhost.pl do hostingu i utrzymania aplikacji oraz wFirma.pl do fakturowania i rozliczeń. Dostawcami tych usług są odpowiednio właściwa spółka Google określona w umowie na usługę, SkyPass Solutions sp. z o.o. oraz Web INnovative Software sp. z o.o.
W aplikacji przewidziano także Resend, świadczony przez Plus Five Five, Inc., do wysyłania automatycznych wiadomości dotyczących zapytań i umów oraz Cloudflare Turnstile do ochrony formularzy przed automatycznymi nadużyciami. Resend otrzymuje dane adresata, treść i niezbędne informacje o doręczeniu wiadomości, jeżeli wysyłka odbywa się przez tę usługę. Po uruchomieniu Turnstile Cloudflare otrzymuje dane techniczne połączenia i przeglądarki potrzebne do oceny bezpieczeństwa. Cloudflare przetwarza je na nasze zlecenie w celu ochrony formularza, a w zakresie doskonalenia wykrywania botów działa również jako odrębny administrator, zgodnie z polityką prywatności Turnstile.
Odbiorcami mogą być ponadto upoważnione osoby obsługujące najem, podmioty zapewniające obsługę informatyczną, księgową i prawną, banki i dostawcy wybranej metody płatności, a w razie potrzeby serwisy i rzeczoznawcy, podmioty obsługujące uzgodniony transport lub zgodne z prawem dochodzenie należności. Organy publiczne, w tym sądy i Policja, otrzymują dane, gdy istnieje odpowiednia podstawa prawna.
Podmioty przetwarzające dane na nasze zlecenie działają na podstawie wymaganych umów i naszych instrukcji. Podmioty realizujące własne obowiązki i cele, np. banki lub organy publiczne, mogą być odrębnymi administratorami.
Na Twoje życzenie przekazujemy Tobie wycenę Sprzętu i kontakt do pośrednika ubezpieczeń. Samo zapytanie o wycenę nie oznacza przekazania Twoich danych pośrednikowi.
7. Pliki cookies, pamięć przeglądarki i mapy
Strona i aplikacja mogą zapisywać informacje w plikach cookies oraz pamięci przeglądarki, w tym localStorage i sessionStorage. Mechanizmy niezbędne służą m.in. działaniu koszyka, zachowaniu formularza, zapamiętaniu wyborów prywatności i bezpieczeństwu. Nie wymagają zgody tylko w zakresie rzeczywiście niezbędnym do transmisji lub usługi, której żądasz.
W aplikacji koszyk jest przechowywany lokalnie do jego wyczyszczenia lub usunięcia danych witryny w przeglądarce. Roboczy formularz jest przechowywany w pamięci sesji, a jego ważność wynosi do 4 godzin od ostatniego zapisu. Wybory prywatności są pamiętane przez 180 dni. Upływ ważności zapisu nie zawsze oznacza jego natychmiastowe fizyczne usunięcie z pamięci przeglądarki.
Opcjonalne mechanizmy uruchamiamy dopiero po odpowiedniej zgodzie. Możesz odmówić, wybrać kategorie lub wycofać zgodę w ustawieniach prywatności strony. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania.
Osadzona mapa Google jest ładowana po zgodzie na treści zewnętrzne albo po wybraniu jednorazowego wczytania mapy, poprzedzonym informacją o przekazaniu danych. Google otrzymuje wtedy co najmniej dane połączenia, w tym adres IP i informacje o przeglądarce. Bez wczytania mapy możesz skorzystać z podanego tekstowo adresu.
Usunięcie danych witryny w przeglądarce może wyczyścić koszyk, formularz i zapisane preferencje. Nie zastępuje jednak żądania usunięcia danych przechowywanych po naszej stronie lub przez dostawców.
7a. Lokalne statystyki wyszukiwania sprzętu
Analizujemy zatwierdzone wyszukiwania w katalogu, aby rozpoznawać zapotrzebowanie na sprzęt i ulepszać ofertę. Raport obejmuje wyszukiwaną frazę po ujednoliceniu zapisu, dzień, wersję językową oraz zbiorcze liczby wyszukiwań i wyszukiwań bez wyników. Są to liczby wyszukiwań, nie osób.
Ten mechanizm nie używa cookies ani identyfikatorów użytkowników, nie tworzy profili i nie łączy wpisów z klientami, zamówieniami, sesjami ani adresami IP. Nie przekazujemy fraz do Google Analytics. Krótkotrwały, losowy identyfikator pojedynczego wyszukiwania służy wyłącznie ograniczeniu podwójnego zliczania i jest usuwany po upływie technicznego okna retencji.
Automatycznie odrzucamy rozpoznane adresy e-mail, numery telefonów i dokumentów oraz inne oczywiste dane kontaktowe. Filtr nie gwarantuje rozpoznania wszystkich danych osobowych. Prosimy nie wpisywać ich w wyszukiwarce sprzętu. Dostęp do raportu mają wyłącznie uprawnieni administratorzy.
Statystyki przechowujemy w aktywnej bazie przez bieżący dzień i 179 poprzednich dni według czasu Europe/Warsaw. Starsze dane są usuwane automatycznie i nie są pokazywane w raporcie. Kopie bezpieczeństwa podlegają zasadom z punktu 10; po odtworzeniu kopii wygasłe statystyki nie są ponownie udostępniane w raporcie.
W zakresie, w jakim wpis mimo filtrów zawiera dane osobowe, podstawą przetwarzania jest nasz prawnie uzasadniony interes polegający na poznaniu zapotrzebowania na sprzęt i poprawie katalogu (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Możesz zgłosić sprzeciw lub poprosić o usunięcie takiego wpisu, kontaktując się z nami pod adresem kontakt@tutekrental.pl. Nie próbujemy ustalać tożsamości osób wyszukujących.
8. Analityka strony i narzędzia reklamowe
Korzystamy z Google Analytics 4 (GA4), aby analizować korzystanie ze strony, poprawiać jej działanie i rozwijać ofertę sprzętową Tutek Rental.
Po wyrażeniu zgody na analitykę mierzymy m.in. odwiedziny podstron, oglądanie produktów, dodawanie i usuwanie sprzętu z koszyka, przejście do formularza, wysłanie zapytania oraz kliknięcia odnośników kontaktowych. Informacja o wysłaniu zapytania nie obejmuje treści formularza.
Zakres danych może obejmować identyfikatory zapisane w cookies, informacje o przeglądarce i urządzeniu, przybliżoną lokalizację, źródło wizyty oraz zdarzenia dotyczące korzystania ze strony. Przy połączeniu z usługą Google otrzymuje także dane techniczne niezbędne do obsługi połączenia, w tym adres IP. Nie przedstawiamy tych danych jako całkowicie anonimowych.
Nie przekazujemy do GA4 imion i nazwisk klientów, adresów e-mail, numerów telefonów, adresów zamieszkania, numerów dokumentów, treści umów ani danych wpisywanych w formularzach. Nie przesyłamy również fraz wpisywanych do wyszukiwarki sprzętu. Odrębne, lokalne statystyki wyszukiwania opisujemy w punkcie 7a.
GA4 uruchamia się wyłącznie po wyrażeniu zgody na analitykę. Przed jej udzieleniem oraz po odmowie nasza strona nie uruchamia pomiaru GA4. Podstawą przetwarzania danych osobowych w tym celu jest zgoda, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. a RODO. Odmowa nie ogranicza możliwości przeglądania sprzętu ani składania zapytań.
Zgodę można w każdej chwili wycofać przez „Ustawienia prywatności / cookies” w stopce strony. Cofnięcie zgody zatrzymuje dalszy pomiar i usuwa cookies GA dostępne dla naszej strony. Nie powoduje automatycznego usunięcia danych przesłanych wcześniej ani nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania przed cofnięciem zgody.
Szczegółowe dane GA4 na poziomie użytkownika i zdarzenia podlegają retencji do 14 miesięcy. Po upływie właściwego okresu Google usuwa wygasłe dane w cyklu miesięcznym. Ten limit dotyczy danych szczegółowych wykorzystywanych m.in. w eksploracjach i raportach ścieżek, a nie standardowych raportów zbiorczych, które mogą pozostawać dostępne dłużej.
GA4 korzysta z cookies _ga oraz _ga_<identyfikator>, które służą do rozróżniania przeglądarek i sesji. Standardowa ważność tych cookies wynosi do 2 lat i może być odnawiana przy kolejnych wizytach z aktywną zgodą. Przeglądarka może skrócić ten okres. Ważność cookies jest niezależna od 14-miesięcznej retencji danych szczegółowych w GA4. Usunięcie lub wygaśnięcie cookie nie usuwa automatycznie danych przesłanych wcześniej. Wybór zgody jest pamiętany przez 180 dni zgodnie z punktem 7; po jego wygaśnięciu pomiar wymaga ponownej zgody.
Dostawcą usługi dla odbiorców w EOG jest Google Ireland Limited. Informacje dotyczące przekazywania danych poza EOG znajdują się w punkcie 9. Dodatkowe wyjaśnienia udostępnia Google na stronie Jak Google używa danych z witryn i aplikacji korzystających z jego usług.
Google Signals i personalizacja reklam są wyłączone. Nie korzystamy obecnie z Google Ads, Meta Pixel ani Meta Conversions API. Przed uruchomieniem dodatkowych narzędzi zaktualizujemy politykę i zapewnimy odpowiedni mechanizm zgód.
Nie wysyłamy newslettera ani bezpośrednich wiadomości reklamowych. Wiadomości dotyczące zapytania, umowy, odbioru, zwrotu lub reklamacji służą obsłudze sprawy.
9. Przekazywanie danych poza EOG
Korzystanie z usług międzynarodowych dostawców, w szczególności Google, Resend i Cloudflare, a po uruchomieniu reklam także Meta, może wiązać się z przetwarzaniem danych poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, w tym w USA. Dotyczy to również dostępu upoważnionego personelu i podwykonawców dostawcy.
Przekazanie wymaga podstawy przewidzianej w RODO: decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony, jeśli obejmuje dane przekazanie, albo odpowiednich zabezpieczeń, w szczególności standardowych klauzul umownych i, gdy są potrzebne, środków uzupełniających. Ramy ochrony danych UE-USA mogą stanowić podstawę wyłącznie wobec podmiotów objętych ważną certyfikacją w odpowiednim zakresie. Resend przewiduje w swojej umowie powierzenia przetwarzanie w USA i stosowanie standardowych klauzul umownych.
Informację o podstawie konkretnego przekazania oraz kopię właściwych zabezpieczeń lub sposób ich uzyskania udostępniamy na żądanie pod adresem kontakt@tutekrental.pl.
10. Jak długo przechowujemy dane
Zapytania i zwykłą korespondencję, które nie prowadzą do zawarcia umowy, przechowujemy przez czas obsługi sprawy oraz do 6 miesięcy od jej zakończenia. Jeżeli wyniknie spór lub konieczność wykazania ustaleń, zachowujemy tylko niezbędne dane na zasadach dotyczących roszczeń.
Dokumentację umowy, wydania, zwrotu, rozliczeń i reklamacji przechowujemy przez czas wykonania i rozliczenia umowy, a następnie w niezbędnym zakresie do upływu właściwych terminów przedawnienia roszczeń. Termin zależy od rodzaju roszczenia i zdarzeń wpływających na jego bieg. W razie postępowania niezbędne dowody przechowujemy do jego prawomocnego zakończenia oraz zakończenia dochodzenia lub egzekucji roszczenia.
Dokumenty księgowe i podatkowe przechowujemy przez okres wymagany właściwymi przepisami. Sam obowiązek przechowywania faktury nie uzasadnia zachowania przez taki sam czas wszystkich danych z dokumentu tożsamości lub całej korespondencji.
Dane weryfikacyjne zachowujemy tylko tak długo, jak są niezbędne do bezpiecznego wykonania i rozliczenia najmu oraz ochrony konkretnych roszczeń. Nie przechowujemy ich bezterminowo wyłącznie na wypadek przyszłego najmu. Informacje służące ograniczeniu kolejnej współpracy oceniamy ponownie co najmniej raz na 6 miesięcy i usuwamy, gdy przestają uzasadniać takie ograniczenie; inne podstawy przechowywania niezbędnych dowodów oceniamy oddzielnie.
Zwykłe logi techniczne i bezpieczeństwa po naszej stronie przechowujemy do 90 dni. Informacje dotyczące konkretnego incydentu możemy zabezpieczyć na czas jego wyjaśnienia i ochrony roszczeń. Dowody udzielenia lub wycofania zgody oraz przekazania wymaganych informacji przechowujemy w niezbędnym zakresie przez okres potrzebny do wykazania zgodności z prawem i obrony przed związanymi z tym roszczeniami.
Okresy ważności zapisów w przeglądarce określają punkty 7 i 8. Retencję lokalnych statystyk wyszukiwania opisuje punkt 7a, a danych Google Analytics 4 punkt 8. Okresy dotyczące dodatkowych narzędzi reklamowych podamy przed ich uruchomieniem. Po ustaniu podstaw przechowywania dane usuwamy lub nieodwracalnie anonimizujemy; kopie zapasowe podlegają ustalonemu cyklowi nadpisywania i nie służą dalszemu zwykłemu korzystaniu z usuniętych danych.
11. Twoje prawa
Na zasadach określonych w RODO możesz uzyskać dostęp do danych i ich kopię, żądać sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania. Jeżeli przetwarzamy dane automatycznie na podstawie zgody lub umowy, możesz również żądać przeniesienia danych w zakresie przewidzianym przez prawo.
Możesz wnieść sprzeciw z przyczyn związanych ze swoją szczególną sytuacją wobec przetwarzania opartego na naszym uzasadnionym interesie. Wówczas zaprzestaniemy przetwarzania, chyba że wykażemy nadrzędne, ważne i prawnie uzasadnione podstawy albo podstawy do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń. Sprzeciw wobec marketingu bezpośredniego, w tym związanego z nim profilowania, nie wymaga uzasadnienia i skutkuje zaprzestaniem przetwarzania w tym celu.
Zgodę możesz wycofać w dowolnym momencie, równie łatwo jak jej udzielić. Prawa te nie są bezwarunkowe: np. żądanie usunięcia nie obejmuje danych nadal potrzebnych do wykonania obowiązku prawnego lub ochrony roszczeń.
Na żądania odpowiadamy bez zbędnej zwłoki, co do zasady w ciągu miesiąca. W przypadkach przewidzianych w RODO możemy przedłużyć termin o kolejne dwa miesiące, informując w pierwszym miesiącu o przyczynie. W razie uzasadnionych wątpliwości możemy poprosić o informacje niezbędne do potwierdzenia tożsamości, proporcjonalne do ryzyka.
Możesz złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Wcześniejszy kontakt z nami nie jest warunkiem wniesienia skargi. Informacje o skardze udostępnia UODO.
12. Bezpieczeństwo i dane na nośnikach
Ograniczamy dostęp do danych do upoważnionych osób i stosujemy środki techniczne oraz organizacyjne odpowiednie do ryzyka. Nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji wywołujących skutki prawne lub podobnie istotnie wpływających na Twoją sytuację wyłącznie w sposób zautomatyzowany.
Przed zwrotem Sprzętu wykonaj własną kopię potrzebnych materiałów i trwale usuń dane z nośników, zgodnie z OWW. Nie świadczymy usługi ich archiwizacji ani odzyskiwania. Pozostawionych danych nie wykorzystujemy do reklamy ani zwykłej obsługi najmu. Jeżeli je stwierdzimy, ograniczamy dostęp i podejmujemy działania potrzebne do ich bezpiecznego usunięcia lub wyjaśnienia incydentu. Postanowienia OWW nie wyłączają obowiązków wynikających z ochrony danych osobowych.
Aktualizujemy politykę, gdy zmieniają się procesy, narzędzia lub przepisy. Nowy cel wymagający zgody wymaga uzyskania odpowiedniej zgody; sama zmiana tekstu polityki jej nie zastępuje.